Oracle ERP 11业务调研报告-AP应付帐

现行业务调研报告

五金制品有限公司

AP 应付帐

Contents

Document Control................................................................................................................................. ii

背景资料................................................................................................................................................... 1

业务概况........................................................................................................................................... 1

文档内容........................................................................................................................................... 1

供应商管理............................................................................................................................................... 3

供应商维护....................................................................................................................................... 3

供应商编码....................................................................................................................................... 3

供应商信贷额度.............................................................................................................................. 3

供应商审批/分类/付款期限........................................................................................................ 3

应付发票管理........................................................................................................................................... 4

一般采购发票................................................................................................................................... 5

进口采购发票................................................................................................................................... 8

零星业务发票和应付单据........................................................................................................... 10

红字发票......................................................................................................................................... 12

费用报销管理........................................................................................................................................ 13

预付款管理............................................................................................................................................. 14

预付款申请和核销........................................................................................................................ 15

付款管理................................................................................................................................................. 16

银行帐户信息................................................................................................................................ 16

付款条件......................................................................................................................................... 16

付款方法......................................................................................................................................... 16

应付报表和查询.................................................................................................................................... 18

现行业务流程分析................................................................................................................................ 19

关键需求......................................................................................................................................... 19

关键流程改进分析........................................................................................................................ 19

实施难点......................................................................................................................................... 19

u 本文档来源于2000年11月27日至12月08日汉得公司ORACLE实施顾问对于东莞????制品有限公司及其相关LKM集团成员企业进行调研的结果。

u 本文档将作为????公司实施ERP系统应付模块的基础文档，并作为LKM其他成员企业实施ERP系统应付模块的参考文档。

u 鉴于LKM在东莞组织关系的复杂性，除特别说明外，本文档提到的东莞??均表示东莞????制品有限公司。

u ??集团的企业组成和各子公司的简称使用总帐调研报告资料。

u 调研时以东莞??，河源??和????为例，报告适用于??集团成员。

业务概况

u 目前东莞??的所有业务全部在总账中进行核算和管理，不存在其他子帐系统，河源??则设有应付帐子帐，两家公司所有业务处理均采用手工操作。

u ????和??钢材设有应付帐子帐，采用称为MRP的电脑记帐系统，并与采购系统集成应用。

u 东莞??和河源??，????和??钢材的应付款主要由会计部进行管理，采购部门负责供应商管理。

u 目前东莞??和河源??的应付款业务在很大程度上实行现金收付制核算。

u 东莞??和河源??目前没有专门的会计人员来处理应付款有关的财务核算。

u ????和??钢材有专门的会计人员处理应付帐，在香港进行，供应商的管理也是由采购部负责。

文档内容

本文档是对于东莞??/河源??/????/??钢材的应付业务进行调研的结果，参考了??集团其他成员企业的业务情况，主要包括以下内容：

东莞??和源??的供应商统一由采购部进行管理，采购部其实是集团公司的部门，代表各家??公司行使采购职能，会计部使用与采购部提供相同的供应商编码和名称，只是记录供应商的主要资料，并不参与对供应商的开发工作中去，现在的供应商主要提供生产辅助材料和维修备件，主要的生产原材料钢材由????和??钢材负责供应，相当部分的供应商是一次性交易的供应商，相对固定的国内供应商有20多家，尚没有形成统一的供应商管理制度文件。河源??有较多的主要原材料国内供应商，东莞 ??今后也准备开发更多的国内主要原材料供应商。

????和??钢材，主要负责国外钢材采购工作，再转销给国内的??子公司，供应商日常管理工作由采购部负责，但对供应商的开发主要由公司董事负责。

供应商维护

东莞??，河源??，????和??钢材由采购部收集整理供应商资料，会计部不作维护，对于如供应商取消，合并等工作目前还没有处理规定。

供应商编码

东莞??和河源??的供应商编码是由采购部决定，并没有统一的编码规则。

供应商信贷额度

国内??采购时没有使用信贷额度控制。????和??钢材有一些不太成熟的控制方法。

供应商审批/分类/付款期限

由于钢材采购周期很长，往往采用预付款方式结算，一些相对固定的供应商采用周结或月结，还有很多一次性交易的供应商采用现金结算。

目前供应商开来的发票首先提交给采购部，采购部门在收到供应商发票并进行核对，提交有关部门经理或者总经理审批后，准备付款申请书，会计部门根据付款申请书，与有关合同，送货单和入库单等单据和凭证进行核对审批后，安排出纳准备资金。

采购中如果出现了运费和杂费，则供应商一般要么分开成几张发票，要么在一张发票上通过货物价格来处理，或由其他船运公司开出运费发票，没有出现一张发票上既有材料成本又有运杂费的情况。

由于目前东莞??仍然是增值税的小规模纳税人，收到的供应商发票上的增值税进项税额是无法抵扣的，所以发票上如果注明了增值税额，那么也是把该金额记入采购的物资成本中的；而河源??为一般纳税人，可以抵扣增值税的进项税额，所以在帐务上是把增值税单独列支的。

一般情况下会计部门在收到供应商发票无误后就会立即付款，所以需要根据业务实际编制付款单据。分录如下：

目前在应付帐款科目上也没有供应商信息，对于国内供应商都没有记入应付帐款科目进行负债核算，随着国内供应商的增多，会开设应付帐明细帐。

一般情况下，东莞??和河源??，以及????和??钢材大量采用的是预付货款的办法，在收到供应商货物之前先预付全部或者部分货款，供应商发来货物并提供发票后，会计部门根据该供应商原有的预付货款的情况与发票进行核销。付预付款时分录如下：

东莞??和河源??，以及????和??钢材一般是在收到供应商发票的当前会计期间进行帐务处理。

在极少数情况下，对于部分发票暂时不会进行帐务处理和付款操作，等到要准备付款单据时才在总帐中进行业务处理，所以部分发票输入总帐的会计期间可能会与收到发票的会计期间不一致。

一般采购发票

u 在采购定单完成时，采购部门没有提交给财务部门进行资金安排，所以财务部门无法进行采购资金支出的预测和计划。原来有一份“预备资金申请表”，但由于采购部门提供的信息不够及时准确，有时是等到要付款了才提交预备资金申请，资金控制作用很弱，所以后来取消了。

u 对于办公设备和生产设备如电脑等需要先进行检验通过并在入库单上注明已验收，才能进行该项定单的发票匹配；其他如办公家具等则不需要进行检验，已接收的情况下都可以进行定单和发票的匹配。

u 对于东莞??的发票有折扣出现，实际业务中一般是直接按照打折后的金额在总帐中进行帐务处理，并进行付款。

u 一般而言，发票金额和定单金额完全一致，出现极少数不一致的情况需要说明情况，并且只能是发票金额小于定单金额，不能是定单金额小于发票金额。

u 对于发票和定单/合同，入库/验收的匹配没有严格统一的标准，河源??相对执行得比较好，而东莞??则执行得较为松散。

u 由于会计部门基本上是在对发票完成审核并且准备进行付款时才在总帐中登录有关的财务信息，所以目前没有发票挂起的情况，对于有问题的发票一般是直接由采购部门找供应商协商解决，此前财务部门不进行帐务处理。

u 目前东莞??的国内采购，和河源/上海/广州??一样，供应商一般是开发票给河源??公司，原材料成本全部由河源承担，对于原材料部分调往其他公司的不需要进行帐务核算，但是采购定单上的目的地可能会是东莞或者河源/上海/广州；但运费发票有开往东莞??的情况，东莞??凭供应商运费发票入帐，记录的贷方为应收香港??款，出现法人实体混淆的情况。

u 采购定单上的币种和发票币种及付款币种完全一致，没有出现过跨币种发票和定单匹配的情况。

u 目前东莞??存在比较多的供应商和客户为同一公司的情况，主要是????，希望在将来的业务中对于同一公司的应收款和应付款能进行抵消。

u 东莞??日常业务中存在着水电费，电话费，各种行政事业性收费，管理费等在每个月中或者一定期间经常重复发生的发票业务，目前的处理方法是每次拿到有关发票或者其他付款单据时由会计人员按照实际业务情况手工处理，希望能提供简便快捷的方式批量处理。

u ????和??钢材在收到发票后，会对采购数，入仓数和发票数进行比较。发票需要经过审批后才到财务部门记帐。

背景资料

业务概况

文档内容

供应商管理

供应商维护

供应商编码

供应商信贷额度

供应商审批/分类/付款期限

应付发票管理

一般采购发票

一般采购发票业务流程图

一般采购发票业务流程说明

一般采购发票管理

进口采购发票

进口采购发票业务流程图

进口采购发票业务流程说明